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A cosa serve un Project Management Maturity Model (PMMM)?
Accrescere e certificare le conoscenze di project management dei principali attori di un sistema di gestione progetti serve a poco se l’ambiente in cui essi devono operare resta fortemente immaturo.

E’ infatti evidente che le dimensioni culturale e formativa, se pur importanti, non possono da sole permettere l’affermarsi di un “sistema di project management” senza una contemporanea azione su altre dimensioni quali, ad esempio, le metodologie adottate, il sistema informativo, la struttura organizzativa, ecc.

Occorre inoltre chiedersi se il Top Management è consapevole di quale sia l’attuale livello di maturità generale delle proprie organizzazioni?

Per rispondere adeguatamente alle precedenti domande sono nati nel corso degli ultimi decenni diversi “modelli” di analisi e di sviluppo della maturità aziendale rispetto al PM, definiti generalmente Project Management Maturity Model (acronimo: PMMM).

L’Istituto Italiano di Project Management, dopo una approfondita analisi dei principali PMMM presenti sul mercato, ha deciso di adottare e promuovere un modello “leggero”, ma non per questo meno efficace, nella convinzione che in Italia sia oggi più che mai necessario per molte organizzazioni avviarsi per piccolo passi successivi lungo un percorso in salita, alquanto impervio, che conduca verso la vetta di una sempre miglior gestione dei propri progetti.
La scelta è così caduta sul modello di maturità sviluppato in Brasile dal Prof. Darci Prado e promosso in tutto il mondo da Russell D. Archibald, fondatore del PMI® e studioso del Project Management di fama internazionale.

Testo di riferimento: "Maturità nella gestione progetti" - Maggiori informazioni

Il Project Management Maturity Model di Prado

Il modello di Prado è stato messo a punto a partire dal 2002, con l’intenzione dichiarata di realizzare un modello semplice e facilmente applicabile, a differenza della tendenza seguita fino a quella data da altri modelli che essendo generalmente molto complessi e algoritmici rilevano una ancor modesta utilizzazione, in modo particolare in Italia.
Il modello di Darci Prado è stato successivamente perfezionato a partire dal 2004 con la collaborazione di Russell D. Archibald, ed è stato utilizzato prima in Brasile e poi esportato all’estero (Portogallo, Francia e ora in Italia). Il modello in oggetto, giunto alla attuale versione 1.6 e descritto nel sito www.maturityresearch.com/novosite/it, è stato utilizzato da parte di Prado e Archibald, con l’aiuto di 40 volontari, per effettuare ricerche annuali a partire dal 2005 sulla maturità delle organizzazioni.

Le principali caratteristiche del modello di Prado sono:

  • è semplice da utilizzare (consiste in un questionario a risposte chiuse);
  • è affidabile e fornisce risultati solidi e ampiamente testati;
  • può essere utilizzato in differenti categorie di progetti;
  • riguarda la maturità “settoriale” (funzione) e si può quindi applicare ad ambiti ristretti di una grande organizzazione;
  • misura aspetti realmente finalizzati al successo nella gestione dei progetti;
  • fornisce una guida per impostare un piano di crescita strutturata dell’organizzazione, a breve o lungo termine, che permetta di passare dal livello di partenza individuato a un livello successivo desiderato.

L’auto-assessment viene effettuato tramite un questionario di 55 domande, di cui 15 generali riguardanti l’organizzazione e 40 riguardanti 6 differenti dimensioni:

  1. competenze tecniche e di contesto;
  2. uso della metodologia;
  3. sistema informativo;
  4. struttura organizzativa;
  5. allineamento con il business;
  6. competenze comportamentali.

In base alle risposte fornite al questionario, il modello di Prado permette di posizionare la maturità totale dell’organizzazione, o della sua singola funzione, rispetto a 5 livelli di maturità che precisamente sono:

  • livello 1: iniziale;
  • livello 2: conosciuto;
  • livello 3: standardizzato;
  • livello 4: gestito;
  • livello 5: ottimizzato.


Le fasi operative della applicazione del Modello di Maturità.


Fase A
Incontro preliminare con l'azienda/organizzazione al fine di:

  • presentare il modello Prado e i deliverable propri del modello
  • capire l'esigenza dell'azienda/organizzazione che richiede l'assessment, (benchmark sul mercato di riferimento, valutazione interna, predisposizione di un piano di crescita...)
  • definire l'ambito di riferimento della rilevazione (una funzione aziendale, una Direzione, l'intera organizzazione...)
  • adattare e contestualizzare il questionario sulla specifica realtà aziendale/organizzativa
  • definire le persone ed i ruoli coinvolti nella rilevazione.

La fase A può contare sul supporto gratuito dei rappresentanti dell'Istituto;
per le fasi successive invece si consiglia di avvalersi della collaborazione professionale di un Assessor accreditato dall'Istituto (vedi elenco sul sito)

Fase B

  1. Invio agli intervistati selezionati del questionario Prado e di un form Excel di raccolta delle risposte redatto da ISIPM;
  2. Compilazione del questionario in maniera autonoma e indipendente da parte di ciascun rispondente designato.
    Non ci sono limiti al numero di rispondenti, ma si consiglia un numero minimo di 3 persone fino ad un massimo di 5;
  3. Restituzione del form di risposta compilato all'Assessor accreditato da ISIPM.


Fase C

  1. Incontro di discussione e validazione delle risposte, guidato da Assessor ISIPM, alla presenza di tutti i rispondenti al questionario. E' preferibile che il Responsabile dell'Unità/Divisione oggetto dell'assessment non partecipi all'incontro di validazione, a meno che non sia uno dei rispondenti;
  2. Incontro di sintesi e validazione finale con il Responsabile o Dirigente dell'Unità/Divisione oggetto dell'assessment o con lo sponsor dell'iniziativa.

Fase D
Emissione del Rapporto finale di assessment e consegna a tutti i partecipanti all'intervista.
ISIPM promuove la diffusione del Modello Prado attraverso i suoi rappresentanti ma, essendo una organizzazione no profit, non fornisce consulenza professionale alle organizzazioni che decidono di applicare il Modello Prado. ISIPM ha pertanto accreditato un ristretto numero di Assessor (vedi elenco) che hanno accumulato una notevole esperienza nella applicazione del Modello Prado partecipando alla Ricerca ISIPM Prado negli anni scorsi.
La collaborazione di un Assessor è consigliabile per la conduzione delle Fasi B e C ed è indispensabile per la Fase D e per la elaborazione del Piano di crescita.


La ricerca ISIPM-Prado sulla maturità delle organizzazioni italiane

Sul sito http://www.maturityresearch.com/novosite/it è stata messa a disposizione una specifica sezione in lingua italiana, in cui le organizzazioni (o singole funzioni delle stesse) possono compilare direttamente il questionario, ricevere i risultati in maniera assolutamente riservata, accedere ai risultati delle ricerche svolte negli anni precedenti e identificare settori simili a quelli della propria organizzazione per effettuare le opportune comparazioni.

Attraverso la valutazione della propria maturità, diventa possibile per la singola funzione o per l’intera organizzazione compiere un salto di qualità e impostare un piano che consenta la crescita di tutta l’organizzazione, o di una singola funzione, da un livello di partenza a uno successivo, ben individuato e anch’esso valutabile, definendo quindi un insieme di azioni di miglioramento che coinvolgono i processi aziendali e che costituiscono ciò che Darci Prado chiama “Piano di crescita strutturata”.
Inoltre, la diffusione in Italia del modello di Darci Prado potrà contribuire a far crescere nelle organizzazioni la consapevolezza dello stretto legame esistente tra l’eccellenza dei risultati e la maturità nella gestione progetti e, di conseguenza, potrà diffondere la convinzione che una crescita strutturata nel project management aumenta anche la misura del successo in termini di risultati di business. Ciò assume una grande importanza in un momento di crisi dei mercati, in cui i margini si assottigliano e la capacità di raggiungere i risultati riducendo contemporaneamente i costi diventa un’esigenza preponderante.

Le finalità della ricerca ISIPM-Prado qui proposta sono:

  1. Valutare il livello di maturità di una singola funzione, o di più funzioni, di una organizzazione attraverso la compilazione di un questionario on-line. Tale operazione non comporta particolari difficoltà e, dopo aver risposto in maniera completa al questionario, si ottiene subito la valutazione numerica (da 1 a 5) del livello di maturità, attraverso un report simile a quello riportato nell’Allegato A;
  2. A partire dal risultato ottenuto, effettuare una analisi critica della situazione attuale in relazione alle sei dimensioni di maturità esaminate;
  3. Formulare un piano di crescita strutturato rispetto alle sei dimensioni di maturità;
  4. Agire, se lo si ritiene opportuno, in modo autonomo, o con il supporto di aziende esterne, per implementare il piano di crescita definito.

Il questionario

Il questionario del sito www.maturityresearch.com/novosite/it è disponibile per chiunque e può essere utilizzato gratuitamente.

Tuttavia è conveniente che colui che risponde al questionario sia un professionista che conosce realmente l’area funzionale dell’organizzazione in cui lavora. Preferibilmente tale persona dovrebbe essere:

  • il responsabile della funzione;
  • il coordinatore del PMO (Project Management Office), se presente, della funzione;
  • un collaboratore diretto di una delle figure citate che sia adeguatamente informato di come i progetti sono gestiti nella funzione, del personale coinvolto, della formazione erogata, ecc.

Nelle piccole e medie realtà a rispondere al questionario può essere ovviamente anche un AD o un Direttore Generale.
Per altro verso, la ricerca disponibile su Internet può essere consultata anche da studenti, curiosi e può anche essere utilizzata come test. È molto importante comunque che, all’atto dell’accesso al sistema, l’utente dichiari la tipologia di suo interesse.

Il questionario, disponibile su Internet è costituito da 40 domande. Esso consente di valutare la maturità di una funzione di una organizzazione con un grado di affidabilità soddisfacente.
Naturalmente il presupposto fondamentale è che le risposte siano fornite con serietà e onestà, oltre all’esistenza di una buona pratica della gestione progetti nella funzione che si sta valutando.
Per questo si evidenzia che chi risponde al questionario deve fornire risposte il più attinenti possibile alla sua realtà e in maniera conforme alla sua percezione.
Inoltre occorre evitare di impostare le risposte in forma non aderente alla realtà, solo al fine di ottenere un buon risultato e mostrare che nella propria funzione va tutto bene; in tal modo i propri risultati o quelli della funzione risulteranno alterati e, di conseguenza, non sarà possibile elaborare un piano di crescita adeguato. Solamente fornendo risposte realistiche sarà possibile tracciare un piano di crescita adeguato e sarà possibile confrontare la maturità della funzione con i risultati consolidati di altri funzioni della stessa organizzazione e di altre imprese simili a quella considerata.

Suggeriamo i seguenti passi operativi prima di iniziare:

  • leggere le raccomandazioni fornite nel sito (se possibile, scaricare i testi e leggerli per prepararsi adeguatamente prima di rispondere);
  • scegliere un momento appropriato per rispondere al questionario, evitando di farlo in momenti di grande agitazione;
  • se possibile, invitare un professionista del proprio settore che conosca abbastanza bene l’argomento per avere un aiuto in questa operazione.

Tenendo conto dell’ampiezza dell’argomento, la pratica ha mostrato che due persone riescono a interpretare meglio le domande.

Presentazione PowerPoint

Scarica la presentazione della ricerca Isipm che il project manager, Prof. Federico Minelle, ha esposto al convegno del 24 novembre 2009:

[ presentazione ppt ]

Allegato A

Di seguito si riporta il report che si ottiene al termine del self-test di maturità.

 

Valutazione Finale della Maturità (VFM). 

Rappresenta il risultato finale della maturità.
Il valore ottenuto deve essere interpretato nel modo seguente:

• fino a 1,60: molto scarsa;
• tra 1,61 e 2,60: scarsa;
• tra 2,61 e 2,99: media;
• tra 3,00 e 3,60: buona;
• tra 3,61 e 4,60: ottima;
• oltre a 4,60: eccellente.

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Per avere maggiori informazioni in merito alla ricerca in oggetto contattare Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. o telefonare la mattina al seguente numero: 06 44258041

* PMI e PMP sono marchi registrati del Project Management Institute Inc.

Hai qualche dubbio? Contattaci al numero 06 44258041

 

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